Hogyan segíthet új alkalmazottainak megtanulni egy szoftver használatát?
Vásárolt néhány szoftvert, és mellékelt egy felhasználói kézikönyvet (online súgó), amely részletesen leírja a lépésenkénti eljárásokat és a szabványos jelentések listáját? De elmondja-e mellé a forgatókönyvet, hogy mikor kell alkalmazni az eljárást, vagy mikor kell használni a szabványos jelentéseket?
Ha igen, akkor nagyon jól csinálja! De ha nem, akkor előfordulhat, hogy alkalmazottai nem használják ki teljes mértékben az elérhető funkciókat. A végén előfordulhat, hogy a technológiai befektetéseit nem használja ki annyira, amennyire lehetséges. Ez különösen igaz az új alkalmazottakra, akik kezdetben információtúltengésben szenvednek. Hozzon létre munkafolyamatokat, beleértve a kézi lépéseket és a számítógépes eljárás használatának idejét. Még azt is megmutathatja, hogy mikor kell konkrét szabványos/egyéni jelentéseket használni. Ne felejtsen el hivatkozni ezekre a munkafolyamatokra és eljárásokra a képzési anyagokban. Tegye közzé az eljárásokat, munkafolyamatokat és képzési anyagokat az intraneten, hogy az alkalmazottak könnyen hozzáférhessenek a legújabb verzióhoz. Ha feltölti a munkafolyamatokat és eljárásokat az intranetre, használhat hiperhivatkozásokat. Ha olyan munkafolyamattal rendelkezik, amely számítógépes eljárást tartalmaz, kattintson a jobb gombbal az alakzatra, és adja hozzá a hiperhivatkozást az eljáráshoz.
Ezután az alakzatra kattintva megjelenik a tényleges eljárás. Hozzon létre „tippeket”, amelyek leírják, hogy mikor használna olyan szolgáltatásokat és funkciókat, amelyek használatából a vállalkozás valóban profitálhat. Minden nap/héten tegyen közzé egy új tippet az intraneten. Ügyeljen arra, hogy példákat adjon meg arra vonatkozóan, hogy miért/mikor érdemes elvégezni a kimutatást, ami segít bemutatni a kimutatás előnyeit.